Trong thực tế, một bộ hồ sơ có thể gồm nhiều tài liệu với định dạng khác nhau. Người xử lý phải đọc, tìm thông tin cần thiết, đối chiếu với checklist, phân loại hồ sơ và xác định những nội dung cần kiểm tra thêm.
Với khối lượng lớn, đây là một bài toán có thể thử nghiệm AI theo chuỗi:
đọc → trích xuất thông tin → đối chiếu checklist → phân loại → phát hiện thiếu hoặc mâu thuẫn → lập danh sách cần kiểm tra.
Ví dụ, với một bộ hồ sơ giả lập, có thể yêu cầu AI kiểm tra xem từng thành phần đã xuất hiện chưa, thông tin giữa các tài liệu có nhất quán không và những trường nào cần con người kiểm tra lại.
Điểm cần đặc biệt lưu ý là phát hiện “thiếu thông tin” khác với kết luận “hồ sơ không hợp lệ”. AI có thể hỗ trợ chỉ ra điểm cần xem xét, nhưng kết luận xử lý hồ sơ phải dựa trên quy định, tài liệu gốc và thẩm quyền của người thực hiện.
Mục tiêu
Không để AI “phán hồ sơ đạt/không đạt”.
Chỉ yêu cầu AI:
Đọc → trích xuất → đối chiếu checklist → đánh dấu thiếu.
Bước 1 - Tạo hồ sơ giả lập
Ví dụ tạo 10 hồ sơ:
Hồ sơ A: đủ thông tin.
Hồ sơ B: thiếu trường 3.
Hồ sơ C: thông tin mâu thuẫn.
Hồ sơ D: sai định dạng.
Hồ sơ E: ngoài phạm vi.
Bước 2 - Tạo checklist
Ví dụ:
Trường: Họ tên/ Ngày/ Mã hồ sơ/ Thành phần X/ Tài liệu Y
Bắt buộc: Có
Bước 3 — Tải file lên
Trong ChatGPT:
New chat → Add files → chọn file → nhập yêu cầu.
Trong Gemini Spark, có thể tạo task và thêm file bằng Upload and tools → Upload files. Google cũng cho phép thêm nguồn từ Drive trong những trường hợp tài khoản được hỗ trợ.
Prompt mẫu
“Kiểm tra các hồ sơ theo checklist đính kèm.
Với mỗi hồ sơ, tạo các cột:
Mã hồ sơ
Trường đã tìm thấy
Trường bị thiếu
Thông tin mâu thuẫn
Nội dung cần cán bộ kiểm tra.
Không tự điền thông tin.
Không kết luận hồ sơ hợp lệ hoặc không hợp lệ.
Không suy đoán.”
Điểm dừng
Sau bảng phân loại, Agent phải dừng:
“Đã hoàn thành bước kiểm tra thông tin. Chưa đưa ra kết luận về tính hợp lệ của hồ sơ.”
Kết
Bài toán xử lý hồ sơ là một ví dụ rõ về việc AI có thể giúp giảm những thao tác đọc và đối chiếu lặp lại, nhưng không nên biến kết quả phân loại của AI thành quyết định tự động nếu chưa có quy trình kiểm soát phù hợp.
Khi thử nghiệm, hãy yêu cầu AI luôn phân biệt ít nhất ba trạng thái: đã tìm thấy thông tin, chưa tìm thấy thông tin và thông tin có dấu hiệu mâu thuẫn/cần kiểm tra. Không cho phép AI tự suy đoán phần còn thiếu để hoàn thiện hồ sơ.
Mục tiêu của workflow ở giai đoạn đầu không phải là để AI “duyệt hồ sơ thay con người”, mà là tạo ra một bản kiểm tra sơ bộ có cấu trúc, giúp người xử lý nhanh chóng biết cần xem lại tài liệu nào và vấn đề nào cần được xác minh.
Xem thêm 8 ứng dụng AI Agent cho công vụ tại đây:
Cùng chia sẻ và cập nhật AI
Bạn có góc nhìn, kinh nghiệm hoặc tình huống thực tế nào khi ứng dụng AI trong công việc? Hãy để lại bình luận — mỗi chia sẻ có thể mở ra thêm một cách làm hữu ích cho cộng đồng.
📩 Muốn nhận thêm những hướng dẫn và ứng dụng AI thiết thực trong công việc? Hãy điền email để theo dõi kênh và nhận các nội dung mới trực tiếp qua email.
Cùng học, cùng thử và cùng làm việc hiệu quả hơn với AI.