AI chuẩn bị trước, con người xử lý và quyết định
Trong công việc công vụ, có những tình huống đòi hỏi người thực hiện phải chuẩn bị nhiều thông tin trước khi trực tiếp tương tác: người dân đặt câu hỏi cần được trả lời dựa trên tài liệu chính thức; một cuộc họp cần được chuẩn bị từ nhiều tài liệu, nhiệm vụ và vấn đề còn tồn đọng.
Hai bài toán này có điểm chung: AI không nhất thiết phải là người đưa ra câu trả lời cuối cùng. AI có thể đóng vai trò trợ lý phía sau, giúp đọc tài liệu, tổ chức thông tin, dự kiến câu hỏi, tạo bản nháp trả lời, tổng hợp nhiệm vụ hoặc gợi ý những điểm cần làm rõ.
Với bài toán 5, workflow có thể đi theo hướng:
tài liệu chính thức → câu hỏi thường gặp → dự thảo trả lời → đối chiếu căn cứ → đánh dấu nội dung chưa đủ cơ sở → con người kiểm tra.
Với bài toán 6:
tài liệu cuộc họp → tổng hợp nội dung → rà nhiệm vụ → xác định vấn đề còn tồn tại → chuẩn bị briefing → gợi ý câu hỏi → xây dựng agenda.
Cả hai đều là những workflow phù hợp để thử nghiệm bằng tài liệu giả lập hoặc tài liệu được phép sử dụng, trước khi cân nhắc áp dụng vào công việc thực tế.
Agent Công vụ 5: SOẠN HỎI & ĐÁP CHO NGƯỜI DÂN
Đây là bài rất phù hợp để thực hành grounding vào tài liệu nguồn.
Bước 1 - Chuẩn bị nguồn
Chọn 1–3 văn bản công khai.
Tải văn bản vào AI hoặc cung cấp nguồn chính thức.
Bước 2 - Yêu cầu tạo câu hỏi
Prompt:
“Đọc các tài liệu nguồn.
Xác định 15 câu hỏi mà người dân có thể đặt ra.
Với mỗi câu:
Câu hỏi
Trả lời dự thảo
Căn cứ
Trang/điều/khoản nếu xác định được
Điểm cần cán bộ kiểm tra.
Không bổ sung quy định ngoài tài liệu.”
Bước 3 - Kiểm tra câu trả lời
Chọn ngẫu nhiên 5 câu.
Với mỗi câu hỏi:
Mở văn bản gốc → tìm căn cứ → đối chiếu từng ý.
Đặc biệt tìm các lỗi:
“có thể” → “được”
“thông thường” → “bắt buộc”
“dự kiến” → “chính thức”
“không nêu” → AI tự bổ sung
Đây là bài thực hành rất tốt để cán bộ nhận ra rằng:
Một câu trả lời trôi chảy không đồng nghĩa với một câu trả lời có căn cứ.
Agent Công vụ 6: CHUẨN BỊ CUỘC HỌP
Bước 1 - Tạo thư mục tài liệu giả lập
Ví dụ:
01_Bien_ban_cuoc_hop.docx
02_Bao_cao_tien_do.xlsx
03_Danh_sach_nhiem_vu.docx
Bước 2 - Đưa tài liệu vào Work/AI
Trong ChatGPT Work:
Chọn Work.
Tạo chat/project.
Thêm các file.
Nêu rõ mục tiêu.
OpenAI hiện mô tả Work là môi trường để tập hợp chat, file và instructions cho một công việc; Work có thể thực hiện các công việc một lần, lặp lại hoặc theo trigger tùy khả năng tài khoản.
Prompt mẫu
“Từ 3 tài liệu được cung cấp, lập briefing chuẩn bị cuộc họp gồm:
Việc đã hoàn thành.
Việc còn tồn.
Vấn đề có dữ liệu chưa đầy đủ.
Vấn đề cần người có thẩm quyền quyết định.
10 câu hỏi cần làm rõ.
Không suy đoán trạng thái nhiệm vụ.
Nếu tài liệu không đủ căn cứ, ghi ‘Chưa có thông tin trong tài liệu’.”
Kiểm tra
Đừng chỉ kiểm tra bản briefing.
Hỏi Agent:
“Cho tôi biết mỗi nhận định trong phần ‘việc còn tồn’ được lấy từ tài liệu nào.”
Sau đó đối chiếu ngược.
Đây là thao tác: Output → Source
thay vì chỉ: Source → Output.
Kết: Từ “AI trả lời” sang “AI giúp con người chuẩn bị tốt hơn”
Bài toán 5 và 6 cho thấy một cách tiếp cận thực tế khi đưa AI vào công việc: không nhất thiết giao cho AI quyền trả lời hoặc quyết định; trước hết có thể giao cho AI phần việc chuẩn bị.
Một bản dự thảo trả lời có thể giúp cán bộ chuẩn bị nhanh hơn, nhưng phải được đối chiếu với nguồn chính thức trước khi gửi. Một bản briefing cuộc họp có thể giúp người chủ trì nắm thông tin nhanh hơn, nhưng các nhiệm vụ, số liệu, tình trạng công việc và vấn đề cần quyết định vẫn phải được kiểm tra từ tài liệu gốc.
Đặc biệt, với các nội dung liên quan đến quy định, quyền lợi, nghĩa vụ của người dân, số liệu hoặc quyết định của cơ quan, AI không nên tự lấp khoảng trống bằng suy đoán. Nếu chưa tìm thấy căn cứ, workflow nên trả về trạng thái “chưa đủ căn cứ — cần kiểm tra”.
Đây cũng là một nguyên tắc quan trọng khi thiết kế AI Agent trong công vụ: hãy để AI làm tốt phần chuẩn bị, tổ chức và phát hiện điểm cần chú ý; giữ quyền xác nhận, trả lời chính thức và quyết định ở đúng người có thẩm quyền.
Xem thêm 8 ứng dụng AI Agent cho công vụ tại đây:
Cùng chia sẻ và cập nhật AI
Bạn có góc nhìn, kinh nghiệm hoặc tình huống thực tế nào khi ứng dụng AI trong công việc? Hãy để lại bình luận — mỗi chia sẻ có thể mở ra thêm một cách làm hữu ích cho cộng đồng.
📩 Muốn nhận thêm những hướng dẫn và ứng dụng AI thiết thực trong công việc? Hãy điền email để theo dõi kênh và nhận các nội dung mới trực tiếp qua email.
Cùng học, cùng thử và cùng làm việc hiệu quả hơn với AI.