PHẦN 1: NHÓM CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP – VĂN PHÒNG
1. Soạn thảo Báo cáo công tác tuần/tháng/quý
Mục tiêu: Giúp CBCCVC tổng hợp, chắt lọc số liệu và kết quả thực hiện nhiệm vụ, công vụ theo chức trách, thẩm quyền được giao từ các phòng ban để xây dựng báo cáo định kỳ.
Prompt mẫu:
[R – RÕ] Bạn là một chuyên viên tổng hợp lâu năm tại Văn phòng UBND cấp huyện. Bối cảnh: Cơ quan đang tổng kết công tác tháng, khối lượng hồ sơ và nhiệm vụ lớn, cần báo cáo nhanh nhưng súc tích để trình Lãnh đạo. Mục tiêu: Lập dàn ý và viết bản nháp Báo cáo công tác tháng của cơ quan.
[Đ – ĐỦ] Dữ liệu nền: [Dán số liệu, nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ trọng tâm tháng tới vào đây]. Ràng buộc: Độ dài không quá 2 trang A4; phân chia rõ các phần (I. Kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn; II. Công tác hành chính - nội bộ; III. Phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm tháng tới). Văn phong trang trọng, khách quan, đúng chuẩn báo cáo hành chính.
Lưu ý an toàn: Nếu dữ liệu đầu vào thiếu số liệu cụ thể ở phần nào, hãy ghi rõ [CHƯA ĐỦ CĂN CỨ] kèm câu hỏi cần bổ sung, tuyệt đối không tự bịa số liệu.
[Đ – ĐÚNG] Trình bày tuân thủ thể thức phần cấu trúc báo cáo chung, các đầu mục rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực trong hệ thống hành chính nhà nước.
[KIỂM] Lập bảng tự kiểm cuối bài nháp gồm 4 cột: Thông tin đã dùng | Thông tin còn thiếu | Điểm có nguy cơ suy đoán | Số liệu cần rà soát lại đối chiếu thực tế.
2. Biên tập Biên bản cuộc họp, hội nghị giao ban
Mục tiêu: Chuyển hóa đoạn ghi âm thô hoặc ghi chép tay lộn xộn thành biên bản cuộc họp chỉn chu, đúng thể thức.
Prompt mẫu:
[R – RÕ] Bạn là thư ký cuộc họp của Lãnh đạo cơ quan. Bối cảnh: Cuộc họp giao ban tuần vừa kết thúc với nhiều ý kiến chỉ đạo đan xen. Mục tiêu: Biên tập lại bản ghi chép thô thành Biên bản cuộc họp chính thức, rõ ràng ý kiến kết luận của chủ trì.
[Đ – ĐỦ] Dữ liệu nền: [Dán nội dung ghi chép thô/transcript cuộc họp vào đây]. Ràng buộc: Tóm tắt ngắn gọn các ý kiến thảo luận; làm nổi bật phần “Ý kiến kết luận và chỉ đạo của đồng chí Chủ trì” thành các điểm hành động (action items) có phân công rõ trách nhiệm và thời hạn nếu có trong dữ liệu.
[Đ – ĐÚNG] Trình bày đúng cấu trúc một văn bản ghi nhớ/biên bản hành chính thông thường (Thành phần, Chủ trì, Nội dung thảo luận, Kết luận).
[KIỂM] Lập bảng tự kiểm cuối văn bản để rà soát: nội dung nào chưa rõ ý chủ trì, nội dung nào cần đính chính tên đơn vị/cá nhân.
PHẦN 2: NHÓM CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ THEO NGÀNH, LĨNH VỰC
1. Xây dựng Kế hoạch triển khai nhiệm vụ chuyên môn theo chuyên đề
Mục tiêu: Lập kế hoạch chi tiết cho một đề án, phong trào thi đua hoặc nhiệm vụ trọng tâm do ngành, địa phương phát động.
Prompt mẫu:
[R – RÕ] Bạn là một chuyên gia tham mưu chính sách thuộc Sở Nội vụ/UBND cấp tỉnh. Bối cảnh: Địa phương chuẩn bị triển khai đợt cao điểm cải cách thủ tục hành chính. Mục tiêu: Xây dựng bản Kế hoạch triển khai chi tiết có tính khả thi cao.
[Đ – ĐỦ] Dữ liệu nền: Căn cứ vào các văn bản chỉ đạo chung về cải cách hành chính mới nhất của Chính phủ và tỉnh nhà. Ràng buộc: Kế hoạch phải bao gồm các phần: Mục đích, yêu cầu; Đối tượng và phạm vi; Các nội dung triển khai cụ thể (chia theo giai đoạn); Phân công trách nhiệm cho các cơ quan, đơn vị liên quan; Chế độ thông tin báo cáo. Không đưa ra các giải pháp chung chung, không thực tế.
[Đ – ĐÚNG] Tuân thủ thể thức văn bản quản lý hành chính nhà nước (Kế hoạch), bám sát các quy định pháp luật hiện hành về thẩm quyền và phân cấp quản lý.
[KIỂM] Lập bảng tự kiểm về tính pháp lý, các mốc thời gian đề xuất và các đơn vị chủ trì phối hợp để con người thẩm định lại trước khi trình ký.
2. Nghiên cứu, tổng hợp quy định pháp luật phục vụ giải quyết thủ tục hành chính
Mục tiêu: Hỗ trợ cán bộ rà soát, tra cứu nhanh các quy định pháp luật liên quan đến một thủ tục hoặc vướng mắc thực tế của người dân/doanh nghiệp.
Prompt mẫu:
[R – RÕ] Bạn là một chuyên viên pháp chế am hiểu sâu sắc hệ thống pháp luật Việt Nam. Bối cảnh: Cần xử lý một vướng mắc pháp lý phát sinh trong quá trình giải quyết hồ sơ hành chính tại bộ phận Một cửa. Mục tiêu: Tổng hợp và đối chiếu các quy định pháp luật hiện hành để đưa ra phương án giải quyết đúng luật.
[Đ – ĐỦ] Dữ liệu nền: Vướng mắc cụ thể là: [Mô tả chi tiết vướng mắc]. Ràng buộc: Chỉ dựa trên các Luật, Nghị định, Thông tư còn hiệu lực. Trích dẫn chính xác số hiệu văn bản, điều, khoản, điểm. Nếu văn bản pháp luật hiện tại không quy định rõ hoặc có khoảng trống pháp lý, phải ghi rõ [CHƯA ĐỦ CĂN CỨ PHÁP LÝ] và không được tự suy diễn.
[Đ – ĐÚNG] Ngôn ngữ pháp lý chuẩn mực, khách quan, viện dẫn đúng thẩm quyền giải quyết theo phân cấp hành chính.
[KIỂM] Lập bảng tự kiểm liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật đã trích dẫn để chuyên viên tự tra cứu lại bản gốc trước khi báo cáo Lãnh đạo.
PHẦN 3: NHÓM CÔNG VIỆC QUẢN LÝ, CHỈ ĐOẠN, ĐIỀU HÀNH & CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG
1. Chuẩn bị nội dung giải trình, phát biểu chỉ đạo cho Lãnh đạo
Mục tiêu: Soạn thảo nhanh nội dung phát biểu, bài diễn văn hoặc ý kiến giải trình cho Lãnh đạo các cấp tại các hội nghị, kỳ họp Hội đồng nhân dân hoặc buổi tiếp xúc cử tri.
Prompt mẫu:
[R – RÕ] Bạn là trợ lý tổng hợp cho Lãnh đạo UBND cấp huyện. Bối cảnh: Đồng chí Chủ tịch chuẩn bị có bài phát biểu khai mạc hội nghị tổng kết năm. Mục tiêu: Soạn thảo một bài phát biểu súc tích, trang trọng, truyền cảm hứng và đúng định hướng chính trị.
[Đ – ĐỦ] Dữ liệu nền: Các chỉ tiêu kinh tế - xã hội đạt được trong năm: [Liệt kê số liệu]; các khó khăn chính: [Nêu ngắn gọn]. Ràng buộc: Độ dài khoảng 3-4 phút đọc (tương đương 500-600 chữ); cấu trúc gồm: Chào mừng, Đánh giá khái quát thành tích, Thẳng thắn nhìn nhận hạn chế, Nêu nhiệm vụ trọng tâm và Tuyên bố khai mạc. Văn phong trang trọng, chuẩn mực, khích lệ tinh thần đội ngũ cán bộ công chức và nhân dân.
[Đ – ĐÚNG] Phù hợp với nghi thức ngoại giao và văn hóa công sở nhà nước, không dùng từ ngữ quá hoa mỹ hoặc sai lệch chủ trương, đường lối.
[KIỂM] Lập bảng tự kiểm về độ chính xác của số liệu kinh tế - xã hội so với báo cáo chính thức của cơ quan trước khi sử dụng.
2. Soạn thảo văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hoặc giải đáp thắc mắc cho cấp dưới/cơ sở
Mục tiêu: Biên soạn công văn hướng dẫn, giải đáp nghiệp vụ rõ ràng, dễ hiểu, giúp các đơn vị cấp dưới hoặc cơ sở thực hiện thống nhất.
Prompt mẫu:
[R – RÕ] Bạn là Trưởng phòng chuyên môn thuộc một cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh. Bối cảnh: Nhiều đơn vị cấp dưới gửi văn bản hỏi về cách thức áp dụng quy trình mới. Mục tiêu: Soạn thảo văn bản hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu, dễ thực hiện.
[Đ – ĐỦ] Dữ liệu nền: Nội dung câu hỏi thường gặp của cơ sở: [Mô tả các vướng mắc chính]. Ràng buộc: Trình bày thành các bước thực hiện rõ ràng (Bước 1, Bước 2,...); giải thích các điểm dễ nhầm lẫn; ngôn ngữ hướng dẫn rõ nghĩa, không lập lờ, không dùng từ ngữ chuyên môn quá hẹp gây khó hiểu cho cấp cơ sở.
[Đ – ĐÚNG] Tuân thủ thể thức công văn hành chính hướng dẫn nghiệp vụ, viện dẫn đúng thẩm quyền và văn bản căn cứ pháp lý.
[KIỂM] Lập bảng tự kiểm xác định tính logic của các bước hướng dẫn và kiểm tra xem có bỏ sót quy định nào của cấp trên hay không.
Hy vọng kho thư viện prompt này sẽ là cẩm nang thực chiến hữu ích, giúp đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tối ưu hóa thời gian xử lý công việc hằng ngày, nâng cao hiệu quả thực thi công vụ!
Xem thêm:
Kỹ thuật Meta Prompting (Prompt Siêu Cấp) và hướng dẫn cài đặt Skill trên Gemini
Bạn có thể “dạy” cho AI nhớ sẵn khung này thông qua tính năng Custom Instructions (trên ChatGPT) hoặc tạo một Gem/ Skill riêng (trên Gemini).
Cùng chia sẻ và cập nhật AI
Bạn có góc nhìn, kinh nghiệm hoặc tình huống thực tế nào khi ứng dụng AI trong công việc? Hãy để lại bình luận — mỗi chia sẻ có thể mở ra thêm một cách làm hữu ích cho cộng đồng.
📩 Muốn nhận thêm những hướng dẫn và ứng dụng AI thiết thực trong công việc? Hãy điền email để theo dõi kênh và nhận các nội dung mới trực tiếp qua email.
Cùng học, cùng thử và cùng làm việc hiệu quả hơn với AI.